Emettre une facture
Comptabilité
01 Octobre 2022
Combien de temps garder ses factures ?
2 min. de lecture
Mis à jour le 19 Septembre 2022
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La facture est une pièce comptable prouvant une transaction commerciale entre un fournisseur et un client. Elle sera demandée par l’administration fiscale en cas de contrôle et doit donc être conservée par le fournisseur et le client à la fois pendant une certaine durée.
Quelle est la durée de conservation des factures ?
Toute entreprise est tenue de conserver les factures et ses justificatifs pendant 10 ans ou plus si elle l'estime nécessaire. Cela implique aussi les contrats conclus de manière électronique ainsi que les bons de commandes et les bons de livraison.
Pour vous prémunir d’un quelconque litige, un désaccord sur une facture ou en cas de contrôle de l’administration, veillez donc à conserver toutes vos factures par ordre chronologique et pendant une durée minimale de 10 ans.
La durée de conservation obligatoire varie en fonction du type de documents :
Factures clients et fournisseurs : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
Qu’elles soient sous forme électronique ou papier, l’obligation de conservation reste la même.
Les pièces comptables (livres, documents ou pièces) pouvant être demandées par l’administration fiscale en cas d’enquête et de contrôle, doivent être conservées dans un délai de 6 ans.
Une facture au format électronique doit être conservée 3 ans à ce format. Au-delà des 3 ans, l’entreprise peut imprimer la facture et la conserver en format papier. Il est préférable de conserver votre facture dans son format de transmission.
Les factures concernant les immobilisations amortissables doivent être conservées 3 ans après l’exercice comptable.
L’entreprise peut conserver les factures plus de 10 ans si elle le souhaite, sauf si elles contiennent des données personnelles.
Quelles conditions de conservation d’une facture ?
En règle générale, l’administration peut demander à l’entreprise de consulter la facture dans son format originel. Les factures doivent être stockées sous leur forme papier ou électronique, selon comment elles ont été transmises ou mises à disposition.
L’impression d’une facture transmise par voie électronique sur papier, n’est pas nécessaire.
D’autre part, l’archivage des documents peut être externalisé mais le lieu de stockage des factures doit être situé dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’administration.
Les factures papiers doivent être stockés sur le territoire français.
Les factures électroniques peuvent être stockées hors de France mais l’administration doit bénéficier d’un accès en ligne permettant le téléchargement et l’utilisation des données stockées.
Pourquoi garder ses factures 10 ans ?
Au-delà d’une conservation pour justifier de l’activité de l’entreprise, celle-ci doit conserver ses factures :
En cas de litige, la facture fait preuve de votre bon droit en tant qu’entreprise. Elle montre qu’il y a bien eu transaction et la nature de la prestation effectuée.
Veillez donc à restituer en langage clair la nature des prestations effectuées.
Pour une potentielle réduction de la TVA.
D’autre part, l’administration fiscale peut exercer son droit de communication et prendre connaissance des documents justificatifs et comptables, donc les factures.
Quelles sanctions si vous ne respectez pas le délai de conservation d’une facture ?
Tout d’abord, le délai de conservation est prévu par la loi et un manquement à ce délai obligatoire peut entraîner des sanctions. Par exemple, la non conservation ou la destruction avant le délai prescrit de documents fiscaux peut vous valoir une amende de 10 000 € (article 1734 du CGI).
La non conservation d’une facture client peut valoir à l’entreprise une pénalité de 50 % des montants facturés.
La non conservation d’une facture fournisseur peut entraîner un rejet de déduction des charges.
Un manquement à la conservation des documents comptables peut entrainer un rejet de la comptabilité pour l’entreprise.
Sources juridiques :
Articles L 110-4, L 123-22 et R 441-3 du Code de commerce
Article L102 B et L 102 C du Livre des procédures fiscales
Article mis en ligne le 19 Septembre 2022
Voir aussi
