Dépenses et charges : estimez vos besoins pour fonctionner

Vous avez prévu d'exercer une activité précise : votre business plan doit intégrer les besoins spécifiques de celle-ci ainsi que les charges inhérentes à toute activité professionnelle. Voici comment évaluer correctement ces besoins et dimensionner votre activité pour augmenter vos chances de réussite.

Les besoins au lancement

Ce sont les dépenses nécessaires à la mise en place et à l'exercice de votre activité. Posez-vous systématiquement la question suivante: cet investissement est-il vraiment nécessaire à la création de mon entreprise ?

• Coûts de création de l'entreprise elle-même: CFE, dépôt de noms, intervention de conseils (avocat, expert-comptable, etc.).

• Coûts liés à l'achat ou à la location de locaux : consultez des agences immobilières et des mairies pour connaître le prix moyen de location sur le lieu choisi.

• Coûts liés à l'aménagement des locaux : interrogez des maîtres d'œuvre, des sociétés d'aménagement, des vendeurs de mobilier…

• Avez-vous besoin d'un véhicule ? Optez pour l'achat (besoin permanent) ou la location longue durée (charge).

• Les équipements informatiques : êtes-vous amené à vous déplacer souvent ? Si oui, un ordinateur portable semble être la bonne solution. Si ce n'est pas le cas, un poste fixe va mieux vous convenir. Investissez dans un écran plat et ergonomique pour gagner du confort et de la place ; atout non négligeable si vous travaillez chez vous ! Aurez-vous besoin d'une imprimante ? D'un photocopieur ? Estimez tous ces achats à réaliser.
  Prévoyez aussi d'investir dans un disque dur externe pour effectuer des sauvegardes.
  Chiffrez également les coûts d’achat de licences de logiciels. Certains logiciels spécialisés peuvent être indispensables pour bien gérer votre activité.

• Le mobilier : il peut représenter un investissement important. Soignez l'ergonomie de votre mobilier même si la place dont vous disposez est limitée. Et n'oubliez pas le design si vous avez un commerce ou si vous vous accueillez du public.

Les charges

Les charges sont les coûts récurrents liés à votre activité. Elles comprennent les abonnements et services utilisés par l'entreprise, les charges de personnel, les remboursements d'emprunt. Elles se répartissent entre charges fixes et charges variables.

Les charges fixes

Prenez le temps d'effectuer ces évaluations indispensables pour votre prévisionnel. Pensez en premier lieu à toutes les charges liées à un abonnement :

Fourniture d'énergies (gaz, électricité…) : gaz ou électricité ? Offre de marché (prix libres déterminés par contrat) ou offre réglementée (prix fixés par les pouvoirs publics) ? Quelles sont les démarches à suivre si vous prenez un local précédemment occupé et souhaitez changer de fournisseur ?
Pour y voir plus clair, le site public d'information energie-info vous accompagne en vous proposant guides, fiches pratiques et comparatifs. Vous pouvez également trouver sur Internet d'autres simulateurs qui vous aideront à prévoir vos consommations d'énergie (électricité, gaz) selon votre activité.

• les communications (téléphonie fixe et mobile, connexion internet…) ;

• les experts (conseil, expert-comptable) ;

• le nettoyage des locaux ;

• etc.

Listez également les charges récurrentes, telles que :

• les loyers ;

• les mensualités d'emprunt (locaux, véhicules, matériels…).

Enfin, évaluez les charges liées au personnel :

• le montant des salaires, charges sociales et patronales : utilisez un site Internet consacré au calcul des charges sociales à partir d'un salaire donné (mot clé : simulateur charges sociales salaires) ;

• votre propre rémunération : utilisez les simulateurs et conseils (Sécurité Sociale des indépendants et compagnie d'assurances) ;

• les charges sociales et patronales.

Vous allez ainsi déterminer l'essentiel des charges fixes sans lien direct avec le chiffre d'affaires de votre entreprise.

Les charges variables

Vous pouvez ensuite passer à l'étude des charges variables en lien direct avec le chiffre d'affaires. Le calcul de votre chiffre d'affaires prévisionnel a été effectué par activité et donc par marge commerciale prévisionnelle.

Ainsi, les charges variables concernent notamment :

• les achats et appel à la sous-traitance : le montant des frais de transport sur marchandises. Il est calculé en pourcentage de votre chiffre d'affaires : évoquez ce point avec des transporteurs et un expert-comptable ;

• la prospection commerciale et les frais liés, tels que voyages, déplacements, coûts de publicité, etc. ;

• les charges fiscales : impôts et taxes.