L'activité du secrétariat et travail à façon Dernière mise à jour le 22/04/2021
L’installation
La création est le mode d’installation est le plus répandu. Le nombre de créations est important pour les activités de secrétariat et de permanence téléphonique du fait de la faiblesse des investissements et de la tendance à l’externalisation des entreprises.
Les investissements
Le montant des investissements est très variable selon l’activité : de 15 K€ pour du secrétariat à domicile à 300 K€ pour des activités de reprographie.
La gestion
Le suivi au quotidien
Le professionnel veille à diversifier sa clientèle. Il développe des forfaits annuels qui lui assurent des revenus stables et suit l’évolution de son chiffre d’affaires client par client. Enfin, il analyse la répartition de son activité (de façon à maîtriser la rentabilité de ses investissements.
Les recettes de l’activité
La composition du chiffre d’affaires et les modes de facturation sont très diversifiés. Ils dépendent, d’une part du type de clientèle (entreprises, professions libérales, associations, particuliers), d’autre part du type de travaux effectués. Ainsi, le professionnel forfaitisera le plus souvent une prestation complète de secrétariat pour le compte d’une entreprise ou d’une profession libérale. La facturation se fera à l’unité pour des travaux spécifiques, soit au temps passé (facturation à l’heure), soit en fonction de la technicité de la mission.
Les charges à surveiller
Les principales charges sont constituées des loyers (si l’activité n’est pas exercée à domicile) et des cotisations sociales. Pour l’activité de reprographie, les loyers de crédit-bail sur le matériel ou les amortissements sont importants. Pour les structures plus importantes, ce sont les charges salariales qui constituent la principale charge. A noter que le professionnel fait lui-même appel à la sous-traitance pour des travaux spécifiques ou en période de surcroît d’activité.
La maîtrise du résultat
Le résultat dépend essentiellement du volume d’activité et de la nature des prestations. Les forfaits annuels doivent représenter idéalement 15 à 20% du chiffre d’affaires. Les prestations spécialisées sont plus rentables que les travaux de reproduction (photocopies, micro-édition) qui nécessitent des volumes importants pour rentabiliser le coût élevé du matériel.
La gestion financière et les besoins en trésorerie
Le niveau de fonds propres doit être suffisant, notamment pour démarrer l’activité. Le besoin en fonds de roulement est proche de quatre à six mois de chiffre d’affaires en phase de démarrage et de deux à trois mois en régime de croisière.
| Evolution du nombre de création |
2019 2018 2017 2016 2015 |
5 437 (1) 4 158 3 407 2 503 2 530 |
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(1) Source : Insee, Démographie des entreprises et des établissements – champ marchand non agricole, Créations d’entreprises.